بحث حول الادارة الالكترونية , من الواضح أنه في عصرنا الحالي، يوجد تحول كبير نحو الاعتماد على التقنية الحديثة والإنترنت بشكل خاص في مختلف المجالات، ومنها الإدارة الحكومية. فالإدارة الإلكترونية أو ما يعرف بـ E-government تعد من الأساليب الحديثة في الإدارة، حيث تتيح للمواطنين الحصول على الخدمات الحكومية بسهولة وسلاسة عبر الإنترنت. في هذا البحث سنتحدث عن أهمية التحول إلى الإدارة الإلكترونية وفوائدها، فضلاً عن تحليل بعض الأمثلة الناجحة لتطبيق هذه الإدارة في دول عربية مختلفة.
مفهوم الإدارة الالكترونية
تتمحور فكرة الإدارة الإلكترونية حول تحويل العمل الإداري التقليدي إلى صيغة إلكترونية متكاملة، بحيث تُستخدَم نظم معلوماتية فعالة يتم تطويرها باستخدام أخر التقنيات الحديثة، وذلك بهدف تحسين الأداء الوظيفي وتحقيق الأهداف بكفاءة عالية، كما يدعم الإدارة الإلكترونية عمليات الاتصال داخل المؤسسة والجهات الخارجية مثل الحكومة والزبائن والموردين. وتُعد الإدارة الإلكترونية حلاً مثاليًا لتمكين المؤسسات من تبسيط الإجراءات الحكومية ومعالجة المشكلات المتعلقة بالورق وزيادة المرونة في إدارة المعلومات. ويمكن تحقيق التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية من خلال التحول تدريجيًا إلى التكنولوجيا الحديثة وتنفيذها بناءً على احتياجات المؤسسات ومتطلباتها. وفي أنظمة الإدارة الإلكترونية يتم ربط كل العمليات الإدارية سواء كانت داخلية أو خارجية داخل مؤسسة واحدة أو بين مؤسسات مختلفة، مما يتيح متابعة العمليات وتسهيل الإجراءات الإدارية بشكل كبير.
أهداف الإدارة الالكترونية
- أهداف الإدارة الالكترونية متعددة ومتنوعة، حيث تهدف هذه الإدارة إلى تحسين جودة الخدمات وتحقيق أفضل استخدام للموارد، كما تسعى إلى الحد من التكلفة والتقليل من البيروقراطية، وهذه الأهداف تشمل ما يلي:
تقليل كلفة الإجراءات الإدارية وما يتعلق بها. - زيادة كفاءة عمل الإدارة من خلال تعامله مع المواطنين والشركات والمؤسسات.
- استيعاب عدد أكبر من العملاء في وقت واحد، وهو ما لا يتحقق في الإدارة التقليدية.
- الغاء نظام الأرشيف الورقي واستبداله بنظام أرشيف إلكتروني.
- تحسين جودة الخدمات المقدمة بشكل عام.
- الغاء عامل المكان، لتحقيق التعامل مع الموظفين والتخاطب معهم وارسال الأوامر بسهولة.
- الغاء تأثير عامل الزمان، وهو ما يسهم في تحسين الجودة والإنتاجية.
- دعم مفهوم الجودة الشاملة بشكل عام، وتحقيق الرضا للزبائن والموظفين على حد سواء.
أهمية الإدارة الالكترونية
تزداد الأهمية اليوم للإدارة الإلكترونية كوسيلة فعّالة لتحسين أداء المؤسسات عبر مجموعة من الفوائد الاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية، وهي كالتالي:
- تحقيق تطوير في أداء المؤسسات الحكومية والخاصة، وتوفير الوقت والمال الذي كان من الممكن أن يتم إنفاقه في العمليات التقليدية الأطول.
- الحفاظ على الأمان والسرية للمعاملات الحكومية والخاصة، وتجنب الخطأ أو الفشل في الإدارة، وتحسين جودة الخدمات المقدمة.
- التواصل الأفضل مع العملاء والموظفين وتلبية احتياجاتهم بشكل أفضل.
- تحسين الموارد الشركاتية والاستخدام الأمثل للأصول والموظفين بأسلوب أكثر فعالية.
- تحقيق تطوير مستوى أداء المؤسسات الحكومية، وخفض التكاليف وزيادة الربح المؤسسي وتوسيع الأسواق الحكومية والخاصة.
فيما يتعلق بالنواحي الاجتماعية والاقتصادية، توفر الإدارة الإلكترونية فرص العمل للشباب وتحسين التواصل وزيادة الإنتاجية ودفع حركة الاقتصاد الرقمي إلى الأمام.
التطور التاريخي للإدارة الالكترونية
شهدت العصور القديمة والحديثة تطورًا كبيرًا في الإدارة الإلكترونية، حيث كانت القوائم والأوراق الورقية هي الطريقة الأساسية لإدارة المؤسسات في الماضي، ولكن مع ظهور التكنولوجيا الحديثة وانتشار استخدام الحواسيب الآلية وشبكات الإنترنت، بدأت المؤسسات والحكومات في استخدام هذه التكنولوجيا لتطوير نظام الإدارة الإلكترونية وتسهيل عمليات الإدارة، ويمكن تعقب تطور الإدارة الإلكترونية إلى الثمانينيات من القرن الماضي حيث بدأ استخدام تكنولوجيا المعلومات بشكل واسع في مجال الإدارة الحكومية، ومع زيادة استخدام شبكات الإنترنت في التسعينيات، بدأت المؤسسات والحكومات في تبني نظام الإدارة الإلكترونية لجعلها هي الوظيفة الأساسية للإدارة، حيث أصبح بإمكان المؤسسات إدارة أعمالها بشكل أكثر فعالية وتحسين خدماتها المقدمة للعملاء والمستخدمين.
الفروقات بين الإدارة الالكرونية والإدارة التقليدية
تعد الإدارة الإلكترونية منصة تنظيمية حديثة تمكن الأفراد من القيام بالأنشطة الإدارية عن طريق استخدام وسائل الاتصالات الإلكترونية. تختلف الإدارة الإلكترونية عن الإدارة التقليدية بطبيعة الوسائل المستخدمة، ففي الإدارة التقليدية تميل الاتصالات لتكون مباشرة ومن خلال اللقاءات الحضورية، بينما تتم في الإدارة الإلكترونية عن طريق استخدام شبكات الاتصالات الإلكترونية. كما تميل الإدارة التقليدية للاعتماد على الوثائق الورقية في تنفيذ الأعمال والمعاملات، بينما تعتمد الإدارة الإلكترونية على الوثائق الإلكترونية عند تنفيذ الأعمال والمعاملات. وتتميز الإدارة الإلكترونية بالسرعة في التفاعل بين أطراف التعامل والقدرة على التواصل والعمل عن بعد، كما تتميز بالقدرة على الوصول السريع للبيانات المطلوبة، مما يعزز الجودة والموثوقية في أداء الأعمال.
التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الاكترونية
يشير تحول الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية إلى التغيير في الطريقة التي تتعامل بها المؤسسات مع الإدارة والمعلومات. توفر الإدارة الإلكترونية حلاً للمشكلات الناجمة عن الإدارة التقليدية مثل البطء في التنفيذ ونقص الشفافية. يتضمن التحول إلى الإدارة الإلكترونية استخدام التكنولوجيا في المقام الأول، والتي تساعد على الحصول على المعلومات وإدارتها بشكل فعال وسريع. تعتبر الإدارة الإلكترونية مهمة بشكل خاص للمؤسسات الحكومية التي تواجه العديد من القضايا التي تؤثر على جودة وكفاءة خدماتها. بعد تحول الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية، يمكن الاستفادة من الاثر الإيجابي الذي سيترتب على الفعالية والفاعلية.
الأبعاد المختلفة لتطوير الإدارة الالكترونية
تتعدد الأبعاد المختلفة لتطوير الإدارة الالكترونية، فتشمل هذه الأبعاد تطوير الخدمات الإلكترونية المقدمة، وتحسين آليات العمل في المؤسسات، وتحسين منظومة النقل الرقمية، وتطوير برامج تدريب العاملين في التقنيات الحديثة. كما تتضمن هذه الأبعاد توسيع مجال التعاون الالكتروني بين المؤسسات والجهات الحكومية، وتعزيز دور الإدارة الذكية في تنظيم وإدارة الجهود الإنسانية، وتحسين الأداء الإداري والتشغيلي للمؤسسات. وتعد هذه الأبعاد مهمة جداً لتحسين جودة الخدمات التي تقدمها المؤسسات وتعزيز فاعليتها في جميع المجالات. ويجب أن تعمل المؤسسات على متابعة تطورات الإدارة الالكترونية وتحسين التحول الرقمي الدائر في مجال إدارتها، وتوظيف أفضل الطرق والتقنيات والأساليب لتعزيز الإدارة الالكترونية وجعلها أكثر فعالية وكفاءة في إدارة أعمال المؤسسات.
مزايا الإدارة الالكترونية على الإدارة التقليدية
تتميز الإدارة الإلكترونية على الإدارة التقليدية بالعديد من المزايا التي تأتي بفوائد ملموسة. فهي تعمل على تحسين الجودة والكفاءة في أداء الأعمال الإدارية من خلال الاستفادة من التقنيات الحديثة. ومن أبرز مزاياها:
- توفير الوقت والجهد للعاملين في المنظمة، حيث تتيح لهم الإنجاز الفعال والمتسق لمهامهم دون تكرار الرتوش والتأخيرات الناتجة عن وجود إجراءات تقليدية.
- التواصل السريع والفعال والمستمر بين الموظفين داخل المنظمة، الأمر الذي يسهل التعاون والتنسيق ويفتح الأفق للابتكارات والمبادرات.
- التقليل من التكاليف في أعمال المنظمة من خلال التخلص من المصاريف الزائدة على المعدات والورق والحبر والطباعة والنسخ، وغيرها من التكاليف المرتبطة بالإدارة التقليدية.
- تحقيق الاستجابة الفورية لطلبات العملاء وتحسين إدارة علاقات المنظمة معهم.
- تيسير عمليات التخزين والتوزيع والتداول والإفراج عن المعلومات والبيانات المختلفة، وذلك بفضل استخدام أنظمة الحفظ الإلكتروني.
تعد الإدارة الإلكترونية بديلاً عن الإدارة التقليدية وفي الوقت نفسه، تعمل جاهدة لتطوير المنظمات وجعلها تستفيد من التقنيات الحديثة في أداء الأعمال الإدارية بكفاءة وفعالية.
تكنولوجيا المعلومات والإدارة الالكترونية
تعتبر تكنولوجيا المعلومات أحد أهم المرتكزات التي تعتمد عليها الإدارة الالكترونية، فهي الأساس الذي يمكن به تحقيق الأهداف المرجوة منها، وبما أن الإدارة الالكترونية تختص بالتشغيل والرقابة على الموارد البشرية والمادية في المؤسسات، فإن استخدام التكنولوجيا المعلوماتية يمكنه تحسين الأداء الوظيفي بالتخلص من الإجراءات الورقية الصعبة والمُعقدة وزيادة الكفاءة والفعالية في أداء المهام والأنشطة. وتُعد من أبرز أدوات تكنولوجيا المعلومات التي تستخدم في الإدارة الالكترونية: البرمجيات، وأنظمة جمع البيانات، والإنترنت لنقل المعلومات والاندماج الإلكتروني، وأنظمة الأتمتة، والتكنولوجيا السحابية. هذه الأدوات تساعد في توفير الوقت والجهد والمال، كما تساعد على التحسين المستمر لتدفق وصول المعلومات بشكل سهل وسريع، وتوفير الوثائق والتقارير الإدارية من خلال الإلكترونية بطريقة آمنة ومناسبة لغرضها. إذا تم استغلال تكنولوجيا المعلومات بشكل جيد، فإنه يمكن أن يتم تحسين جميع العمليات الإدارية والأنشطة في المؤسسات، وتوفير الوقت والجهد والمال للمؤسسات، وتعزيز الكفاءة والفعالية.
التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الالكترونية.
تطبيق الإدارة الالكترونية يواجه العديد من التحديات التي تعيق عملية نجاحه وتحقيق أهدافه، ومن بين أهم هذه التحديات:
1- قلة الوعي والتثقيف لدى الموظفين حول استخدام تقنيات الإدارة الإلكترونية.
2- الانتقال من الإدارة الورقية القديمة إلى الإدارة الإلكترونية الجديدة يتطلب تكلفة عالية.
3- قدرة الهاكرز على اختراق أنظمة الإدارة الإلكترونية والحصول على معلومات حساسة.
4- صعوبة التكيف مع التغييرات التقنية المستمرة التي تشهدها أنظمة الإدارة الإلكترونية.
5- التأخير في الاستجابة والتفاعل مع الموظفين والعملاء.
6- ضعف البنية التحتية والتقنيات المستخدمة في بعض الدول.
إذا تم التغلب على هذه التحديات وتحقيق النجاح في تطبيق الإدارة الإلكترونية فإنه يمكن تحقيق العديد من الفوائد مثل زيادة الإنتاجية، تقليل الوقت والمال المهدر، بالإضافة إلى تحسين الأداء الوظيفي. ومن المهم العمل على توعية الموظفين حول أهمية استخدام تقنيات الإدارة الإلكترونية وتزويدهم بالتدريبات اللازمة لتحقيق النجاح في عملية التطبيق والحفاظ على أمن النظام بشكل جيد.
معوقات الإدارة الإلكترونية
1. عدم وعي القيادات الإدارية: يعد عدم وعي القادة الإداريين بفلسفة النظام الإداري الجديد من أكبر المعوقات التي تتعرض لها الإدارة الإلكترونية لأنهم لا يستطيعون تخطي نظام الإدارة التقليدية الذي اعتادوا العمل به.
2. تباين النظم الإدارية: يعتبر تباين النظم الإدارية في المؤسسة الواحدة كبيراً؛ حيث لكل إدارة نظرتها الخاصة، مما يزيد صعوبة توحيد الرؤى حول الإدارة الإلكترونية في المؤسسة.
3. تغييرات داخلية: لإدخال النظام الإداري الإلكتروني، يحتاج العمل إلى تغييرات داخلية إدارية وتوزيع المهام والصلاحيات للجميع.
4. تخوف بعض العاملين: يخشى البعض من العاملين من تأثير النظام الجديد على مصالحهم، مما يزيد صعوبة تحملهم لفكرة الإدارة الإلكترونية والانتقال إلى تطبيقه.
5. الحاجة للتخصصات والمهارات: يحتاج النظام الإداري الإلكتروني إلى تخصصات ومهارات جديدة، وهذا يتطلب واقعية بالغة في الحصول على الخبرات الموجودة في السوق.
6. الامتناع عن التغيير: يعتبر الامتناع عن التغيير من أبرز المعوقات التي تواجه الإدارة الإلكترونية عند بعض العاملين الذين يفضلون العمل بالطرق التقليدية.
دور الإدارة الإلكترونية في تحسين الأداء الوظيفي
- تحسين الاتصال بين المؤسسات والعاملين: يعمل النظام الإلكتروني على تسهيل الاتصال بين المؤسسات الحكومية والعاملين، وبالتالي يخفض من التعقيدات المتعلقة بالاتصالات الورقية، وهذا يساعد على تحسين الأداء الوظيفي للعاملين وزيادة إنتاجيتهم.
- تحسين الدقة والموثوقية في المعلومات: يضمن النظام الإلكتروني دقة وموثوقية المعلومات التي تم العمل عليها، مما يساعد على تحسين الأداء الوظيفي للعاملين في المؤسسات الحكومية.
- توفير الوقت والجهد: يستغرق التعامل مع ورقة واحدة كثيرًا من الوقت والجهد، ولكن مع استخدام نظام الإدارة الإلكترونية يمكن القيام بالعمليات الحكومية بشكل أسرع وأسهل، وبالتالي يحسن ذلك الأداء الوظيفي للعاملين.
- ربط المؤسسات مع الجهات الأخرى: يمكن لنظام الإدارة الإلكترونية ربط المؤسسات الحكومية مع جهات أخرى، مثل الشركات والهيئات الحكومية الأخرى، مما يساعد على تحسين الأداء العام للمؤسسات وجعل العملية أكثر انسجامًا وتنظيمًا.
- تحسين الرد السريع: يمكن لنظام الإدارة الإلكترونية تعزيز الرد السريع على الاستفسارات والشكاوى المقدمة من قبل الموظفين أو الجمهور، وهذا يحسن الأداء الوظيفي للمؤسسات الحكومية.