مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والملزمون بمسك الدفاتر التجارية

مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والملزمون بمسك الدفاتر التجارية , مع مرور الزمن وتطور العمل والتجارة، أصبحت الدفاتر التجارية أداة أساسية لتسجيل العمليات المالية والتجارية للشركات والأعمال التجارية. ومع ذلك، يثير السؤال حول مدة الاحتفاظ بتلك الدفاتر تساؤلات عدة تتعلق بالتزامات القانونية والضريبية، وكيفية التعامل معها بشكل صحيح وفعّال.
تُعتبر الدفاتر التجارية من أهم الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها لدى الشركات والأعمال التجارية، حيث تحتوي على سجل مفصل للمعاملات المالية والتجارية. ومن المهم فهم القوانين واللوائح التي تحدد مدة الاحتفاظ بهذه الدفاتر، فهذا يساعد على تجنب المشاكل القانونية والضريبية في المستقبل.
في هذا المقال، سنناقش مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية، والتشريعات المحلية والدولية المتعلقة بهذا الأمر، بالإضافة إلى أهمية الامتثال لهذه التشريعات وتأثير ذلك على عمليات الشركات والأعمال التجارية. سنستعرض أيضًا بعض النصائح العملية للتعامل مع هذه القضية بشكل فعّال ومنظم.

ماهي الدفاتر التجارية:

هي سجلات ووثائق رسمية يُقيد فيها التاجر جميع عملياته التجارية اليومية، من مشتريات ومبيعات ومدفوعات وقبضات وغيرها. تُعدّ هذه الدفاتر بمثابة سجل تاريخي للنشاط التجاري، وتُستخدم لتحديد المركز المالي للتاجر، وتسهيل عملية المراجعة والتدقيق، وحماية حقوق جميع الأطراف ذات الصلة، مثل:

التجار: تُساعدهم في متابعة حركة الأموال وتحديد الأرباح والخسائر.
الدائنين: تُساعدهم في التأكد من قدرة التاجر على سداد ديونه.
السلطات الضريبية: تُساعدها في التحقق من صحة البيانات المالية للتاجر.

أهمية الدفاتر التجارية:

تُساعد التاجر في إدارة أعماله بفعالية.
تُساعد في إثبات الحقوق في حال نشوب نزاع.
تُساعد في تقييم المركز المالي للتاجر.
تُساعد في تسهيل عملية المراجعة والتدقيق.

اللائحة التنفيذية لنظام الدفاتر التجارية:

تُعدّ اللائحة التنفيذية لنظام الدفاتر التجارية جزءًا لا يتجزأ من نظام الدفاتر التجارية، وتعمل على تفصيل أحكامه وتوضيحها وتحديد كيفية تطبيقها. تهدف

اللائحة إلى ضمان دقة وفعالية نظام الدفاتر التجارية، وتحقيق الأهداف التالية:

• ضمان صحة وسلامة البيانات المالية للتاجر.
• تسهيل عملية المراجعة والتدقيق من قبل الجهات المختصة.
• حماية حقوق جميع الأطراف ذات الصلة، مثل: التجار، الدائنين، السلطات الضريبية.

أهم أحكام اللائحة التنفيذية لنظام الدفاتر التجارية:

تعريفات:

تُعرّف اللائحة جميع المصطلحات المُستخدمة في نظام الدفاتر التجارية.

شروط مسك الدفاتر التجارية:

تُحدد اللائحة الشروط التي يجب على التاجر الالتزام بها عند مسك الدفاتر التجارية، مثل:

1. نوع الدفاتر: يجب على التاجر مسك الدفاتر الإلزامية، مثل: دفتر اليومية، ودفتر الجرد، ودفتر صور الرسائل.
2. شكل الدفاتر: يجب أن تكون الدفاتر مُرقمة ومختومة من قبل الجهات المختصة.
3. لغة الكتابة: يجب أن تُقيد العمليات التجارية باللغة العربية.
4. دقة البيانات: يجب أن تكون البيانات المُقيدة صحيحة ودقيقة.
5. مدة حفظ الدفاتر: يجب حفظ الدفاتر التجارية لمدة 10 سنوات.

إجراءات مسك الدفاتر التجارية:

تُحدد اللائحة الخطوات التي يجب على التاجر اتباعها عند مسك الدفاتر التجارية، مثل:

ترقيم صفحات الدفاتر وختمها من قبل الجهات المختصة.
تسجيل جميع العمليات التجارية يوميًا في دفتر اليومية.
تسجيل جميع ممتلكات التاجر والتزاماته في دفتر الجرد في نهاية كل سنة مالية.
حفظ جميع الرسائل التجارية الصادرة والواردة في دفتر صور الرسائل.

الجزاءات:

تُحدد اللائحة العقوبات التي تُفرض على التاجر في حال مخالفته لأحكام نظام الدفاتر التجارية.
العقوبات التي قد تُفرض على التاجر في حال مخالفته لأحكام نظام الدفاتر التجارية:

• الغرامات المالية.
• إغلاق المحل التجاري.
• الحبس.

مدة الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية:

تختلف مدة الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية حسب نوع السجلات والجهة التي تُصدرها. بشكل عام، تتراوح مدة الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية من 5 إلى 15 سنة.

أمثلة على مدة الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية:

السجلات المالية: 5 سنوات.
السجلات الضريبية: 7 سنوات.
السجلات الإدارية: 10 سنوات.
السجلات ذات الصفة الإدارية البحتة: 15 سنة.

مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية في القانون السعودي:

يُنظم الاحتفاظ بالدفاتر التجارية في المملكة العربية السعودية بنظام الدفاتر التجارية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/36) وتاريخ 1432/04/02هـ.

مدة الاحتفاظ:

المادة الثامنة:

• على التاجر وورثته الاحتفاظ بالدفاتر المنصوص عليها في هذا النظام، والمراسلات، والمستندات المشار إليها في المادة السادسة مدة عشر سنوات على الأقل.

تُعدّ هذه المادة استثناءً من القاعدة العامة التي تُحدد مدة الاحتفاظ بالأوراق التجارية بخمس سنوات.

الهدف من مدة الاحتفاظ:

• ضمان إثبات الحقوق والالتزامات التجارية.
• تسهيل عملية المراجعة والتدقيق من قبل الجهات المختصة.
• حماية حقوق جميع الأطراف ذات الصلة، مثل: التجار، الدائنين، السلطات الضريبية.

يجب على جميع التجار في المملكة العربية السعودية الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والمراسلات والمستندات المشار إليها في المادة السادسة من نظام الدفاتر التجارية مدة عشر سنوات على الأقل.

الدفاتر التجارية الإلزامية:

هي مجموعة من الدفاتر التي يجب على كل تاجر مسكها وتسجيل جميع عملياته التجارية فيها بشكل منتظم ودقيق. تُعدّ هذه الدفاتر بمثابة سجل تاريخي للنشاط التجاري، وتُستخدم لتحديد المركز المالي للتاجر، وتسهيل عملية المراجعة والتدقيق، وحماية حقوق جميع الأطراف ذات الصلة.

أنواع الدفاتر التجارية الإلزامية:

1. دفتر اليومية: يُقيد فيه التاجر جميع عملياته التجارية يوميًا.

يجب أن يتضمن دفتر اليومية على الأقل:

• تاريخ العملية.
• طبيعة العملية.
• اسم الطرف الآخر.
• قيمة العملية.

2. دفتر الجرد: يُسجل فيه التاجر جميع ممتلكاته والتزاماته في نهاية كل سنة مالية.

يجب أن يتضمن دفتر الجرد على الأقل:

قائمة بجميع الأصول الثابتة.
قائمة بجميع الأصول المتداولة.
قائمة بجميع الالتزامات.

3. دفتر صور الرسائل: يُحفظ فيه صور جميع الرسائل التجارية الصادرة والواردة.

يجب أن يتضمن دفتر صور الرسائل على الأقل:

• تاريخ الرسالة.
• اسم المرسل.
• اسم المرسل إليه.
• موضوع الرسالة.

شروط مسك الدفاتر التجارية الإلزامية:

1. يجب أن تكون الدفاتر مُرقمة ومختومة من قبل الجهات المختصة.
2. يجب أن تُقيد العمليات التجارية باللغة العربية.
3. يجب أن تكون البيانات المُقيدة صحيحة ودقيقة.
4. يجب حفظ الدفاتر التجارية لمدة 10 سنوات.

مسك الدفاتر التجارية:

يُعدّ مسك الدفاتر التجارية بمثابة بوابة أساسية لضمان نجاح وتنظيم أي عمل تجاري. فهو يُساعد التاجر على:

**تحديد المركز المالي بدقة: من خلال تسجيل جميع العمليات المالية، يُمكن للتاجر معرفة أرباحه وخسائره، وتحديد نقاط القوة والضعف في أعماله.

**إثبات الحقوق في حال نشوب نزاع: تُعدّ الدفاتر التجارية بمثابة سجل تاريخي للنشاط التجاري، وتُستخدم كإثبات في حال نشوب أي نزاعات قانونية.

**تسهيل عملية المراجعة والتدقيق: تُساعد الدفاتر التجارية المُنظمة على تسهيل عملية المراجعة والتدقيق من قبل الجهات المختصة، مما يُعزز الشفافية والمصداقية.

**حماية حقوق جميع الأطراف: من خلال تسجيل جميع العمليات المالية بشكل دقيق، تُساعد الدفاتر التجارية على حماية حقوق جميع الأطراف ذات الصلة، مثل: التجار، الدائنين، السلطات الضريبية.

ولكن ما الذي يجعل مسك الدفاتر التجارية فعّالًا؟

**الالتزام بالقوانين واللوائح: يجب على التاجر الالتزام بالقوانين واللوائح المتعلقة بمسك الدفاتر التجارية في الدولة التي يعمل بها.

**الدقة والتنظيم: يجب تسجيل جميع العمليات المالية بدقة ووضوح، مع الحرص على تنظيم الدفاتر بشكل يُسهل عملية البحث والاطلاع على المعلومات.

**الاستعانة بمحاسب مختص: يُمكن للتاجر الاستعانة بمحاسب مختص لمساعدته في مسك الدفاتر التجارية بشكل صحيح وفعّال.

يُعدّ مسك الدفاتر التجارية أداة أساسية لضمان نجاح وتنظيم أي عمل تجاري. من خلال الالتزام بالقوانين واللوائح، والحرص على الدقة والتنظيم، والاستعانة بمحاسب مختص، يُمكن للتاجر تحويل الدفاتر التجارية إلى بوابة للنجاح والازدهار.

حجية الدفاتر التجارية في الإثبات:

تُعدّ الدفاتر التجارية من أهم الأدلة التي يُعتمد عليها في إثبات الحقوق والالتزامات في المعاملات التجارية. ونظرًا لأهمية هذا الموضوع، سنُناقش في هذه الفقرة حجية الدفاتر التجارية في الإثبات، مع التركيز على النقاط التالية:

أنواع حجية الدفاتر التجارية:

1. الحجية الكاملة: تُعدّ الدفاتر التجارية حجة كاملة ضد التاجر، أي يُمكن إثبات الحقوق والالتزامات ضده بمجرد تقديم الدفاتر.
2. الحجية النسبية: تُعدّ الدفاتر التجارية حجة نسبية ضد الغير، أي يُمكن إثبات الحقوق والالتزامات ضد الغير بمجرد تقديم الدفاتر، ولكن يجوز للغير إثبات عكس ما ورد فيها.

شروط حجية الدفاتر التجارية:

شروط الشكل: يجب أن تكون الدفاتر مُرقمة ومختومة من قبل الجهات المختصة.
شروط المضمون: يجب أن تكون البيانات المُقيدة في الدفاتر صحيحة ودقيقة.
شروط الإثبات: يجب أن تُقدم الدفاتر من قبل التاجر أو وكيله.

استثناءات حجية الدفاتر التجارية:

في حال وجود تناقض بين البيانات المُقيدة في الدفاتر وسندات أخرى.
في حال وجود إثبات عكسي من قبل الخصم.
في حال عدم توفر شروط الشكل أو المضمون أو الإثبات.

ما هو مصير الدفاتر التجارية بعد 10 سنوات؟

يُمكن للتاجر التخلص من الدفاتر التجارية بأي طريقة يراها مناسبة.
من المُستحسن الاحتفاظ بنسخ احتياطية من الدفاتر التجارية في مكان آمن، حتى بعد انتهاء مدة الاحتفاظ.
في بعض الحالات، قد تُطلب الجهات المختصة من التاجر الاحتفاظ بالدفاتر التجارية لفترة أطول.

أمثلة على مصير الدفاتر التجارية بعد 10 سنوات:

التخلص منها:

يمكن للتاجر إتلاف الدفاتر التجارية بعد انتهاء مدة الاحتفاظ.
يجب التأكد من إتلاف الدفاتر التجارية بشكل تام لمنع استخدامها لأغراض غير قانونية.

الأرشفة:

يمكن الاحتفاظ بنسخ احتياطية من الدفاتر التجارية في مكان آمن.
يمكن استخدام هذه النسخ للاطلاع على المعلومات التاريخية أو لأغراض بحثية.

التبرع:

يمكن التبرع بالدفاتر التجارية لجامعات أو مؤسسات بحثية.
يمكن استخدام هذه الدفاتر لأغراض تعليمية أو بحثية.

الفرق بين الدفاتر التجارية والقيد في السجل التجاري:

بينما تُعدّ الدفاتر التجارية أدوات إثباتية لحفظ وسجل العمليات المالية، فإن القيد في السجل التجاري يمثل إعلانًا رسميًا عن النشاط التجاري.

الدفاتر التجارية:

**تُسجل جميع العمليات المالية بدقة.
**تُعدّ حجة في إثبات الحقوق والالتزامات.
**مسكها إلزامي لكل تاجر.
**تُحدد مدة الاحتفاظ بها بقوانين كل دولة.

القيد في السجل التجاري:

**يُعلن عن النشاط التجاري للعالم.
**يُساعد على حماية حقوق جميع الأطراف.
**اختياري، غير إلزامي.
**لا يُحدد مدة زمنية.

متى يتم الاطلاع الكلي للدفاتر التجارية؟